Ό,τι χρειάζεται ένα μουσείο για να κρατά, να περιγράφει και να λειτουργεί τη συλλογή του.

Dashboard

Μία οθόνη με τις σημερινές εργασίες, τις εγκρίσεις, τα ανοιχτά θέματα και την πρόσφατη δραστηριότητα.

Οι μικρές ομάδες πρέπει να ξέρουν τι τρέχει χωρίς να ανοίγουν πέντε συστήματα.

Συλλογή

Ο κατάλογος: αντικείμενα, έργα, κονσόλες, παιχνίδια, εκδόσεις, πολυμέσα και αρχειακό υλικό μαζί.

Ένας κατάλογος σημαίνει μία απάντηση στο «τι έχουμε», αντί για τρεις λίστες που διαφωνούν.

Καρτέλα αντικειμένου

Εικόνες, μεταδεδομένα, κατάσταση, προέλευση, αξία και ιστορικό τεκμηρίωσης σε μία καρτέλα.

Η γνώση σταματά να ζει στο κεφάλι του επιμελητή και ζει πάνω στο αντικείμενο.

Κατηγορίες & μοντέλα δεδομένων

Κατηγορίες, υποκατηγορίες και πεδία ανά μέσο, που το μουσείο ορίζει και αλλάζει μόνο του.

Καμία συλλογή δεν χωράει σε σταθερό template - και κανένα μουσείο δεν πρέπει να πληρώνει για ένα πεδίο.

Θέσεις & κινήσεις

Κτίρια, δωμάτια και ακριβείς θέσεις, με το ιστορικό κάθε μετακίνησης.

Το να βρεις το αντικείμενο είναι η μισή δουλειά κάθε έκθεσης, δανείου και απογραφής.

Αναζήτηση & φίλτρα

Αναζήτηση σε πεδία, κατηγορίες, πλατφόρμες, κατάσταση, υλικά, γλώσσα και έτος.

Κάθε ερευνητικό αίτημα και κάθε έκθεση ξεκινά με ερώτηση που η βάση πρέπει να απαντά γρήγορα.

Ψηφιακό αρχείο

Εικόνες, σαρώσεις, έγγραφα και αρχεία πολυμέσων δεμένα με τα αντικείμενα.

Η ψηφιοποίηση αξίζει μόνο όταν τα αρχεία βρίσκονται χρόνια μετά, από άλλον.

Αναφορές

Αναφορές ανά κατηγορία, κατάσταση, θέση, πρόσκτηση και πληρότητα, με εξαγωγή.

Τα μουσεία καλούνται τακτικά να αποδείξουν τι κρατούν και πώς το φροντίζουν.

Χρήστες, ρόλοι & δικαιώματα

Προσωπικό, εθελοντές και ερευνητές με ρόλους, δικαιώματα και πλήρες ιστορικό ενεργειών.

Οι εθελοντές να μπορούν να βοηθούν χωρίς κίνδυνο για την καρτέλα - και κάθε αλλαγή να φαίνεται.

Λειτουργία & ροές

Εισιτήρια και ταμείο, βάρδιες, συντηρήσεις, σχολικές επισκέψεις, camps και εκδηλώσεις.

Η μέρα του μουσείου δεν είναι μόνο η συλλογή, και τα excel κοστίζουν ώρες κάθε βδομάδα.

Πωλητήριο & αναλώσιμα

Απόθεμα πωλητηρίου με προμηθευτές, σημεία αναπλήρωσης και πωλήσεις ανά κωδικό, και ξεχωριστή αποθήκη αναλωσίμων - συσκευασία, συντήρηση, καθαρισμός.

Δύο αποθέματα που είναι αόρατα ώσπου κάτι τελειώσει μέσα στην έκθεση ή ζητηθεί έλεγχος.

Press & συνεργασίες

Επαφές και επικοινωνία με press, άλλα μουσεία, χορηγούς και φορείς, καταγεγραμμένα στον οργανισμό και όχι σε ένα προσωπικό inbox.

Οι θεσμικές σχέσεις ζουν περισσότερο από το προσωπικό που τις έφτιαξε - δάνεια και προβολή εξαρτώνται από το ιστορικό.

Στατιστικά

Ανάπτυξη συλλογής, ρυθμός καταγραφής, επισκεψιμότητα και δραστηριότητα προγράμματος.

Οι αποφάσεις και οι χρηματοδοτήσεις θέλουν τάσεις, όχι μεμονωμένους αριθμούς.

Υποβοηθούμενη καταγραφή (σε ανάπτυξη)

Προτάσεις μεταδεδομένων, εντοπισμός διπλών και μαζική συμπλήρωση πεδίων.

Κάθε μουσείο έχει backlog ετών· το εμπόδιο είναι η πληκτρολόγηση, όχι η κρίση.